#ÉtudeDeCas : L’automatisation des processus internes pour digitaliser son entreprise

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Un retour d’expérience de l’équipe Devidia sur l’intérêt de l’automatisation des processus internes pour rendre votre entreprise plus performante.

À quoi sert l’automatisation ?

Automatiser les processus est un enjeu très important dans la démarche de digitalisation d’une entreprise. Cela permet de faciliter sa gestion et d’optimiser son Système d’Information. La gestion des processus métier et leur automatisation apportent de nombreux gains de productivité et de nombreux domaines sont touchés : la vente, le marketing, la gestion documentaire ou encore les Ressources Humaines.

L’optimisation et l’automatisation des processus passe par la mise en place d’applications métier. Ces leviers permettent d’améliorer la performance des organisations. En agissant à la fois sur la productivité, la qualité de service et la traçabilité des actions, elles constituent un avantage concurrentiel majeur.

L’automatisation des processus facilite également la circulation et la validation des documents. La mise en place de ces processus va aussi rationaliser l’affectation des tâches au sein d’une organisation, en limitant au maximum les interventions manuelles et en les contextualisant. Cela signifie donc pour les entreprises une nette diminution des coûts, un fonctionnement plus fiable, mieux maîtrisé et davantage sécurisé.

Prêt pour une séances de digitalisation ?

Gagner en efficacité et performance

Les projets d’automatisation des processus ont pour objectif de rendre votre entreprise plus agile et de simplifier le travail des collaborateurs qui pourront se focaliser sur les tâches qui apportent de la valeur à l’entreprise.

Il est important pour la personne en charge de la mise en place de l’automatisation des processus de bien connaître l’entreprise afin que les workflows, qui distribuent des tâches aux acteurs de l’entreprise, diffusent la bonne information au bon moment et à la bonne personne.

Cette transformation digitale va fournir aux dirigeants de l’entreprise les éléments nécessaires à une bonne prise de décision. Pour les responsables de la communication, c’est un excellent moyen d’améliorer la communication interne et externe.

Piloter l’activité

Lorsque l’entreprise automatise ses processus, l’ensemble des informations de l’activité est disponible en temps réel.

Grâce à la collecte et l’analyse de data et la mise en place de dashboards dynamiques, les managers disposent d’une traçabilité de l’activité et d’outils d’évaluation de chaque processus. Ainsi, le contrôle et pilotage de l’activité s’en trouvent grandement améliorés.

Enfin, l’automatisation des processus permet d’identifier rapidement les possibles dysfonctionnements de l’entreprise, d’en déterminer les causes et d’y apporter des solutions concrètes.

Un peu d’ordre dans vos processus métiers

Un fort avantage concurrentiel

La qualité des processus d’une entreprise constitue un avantage concurrentiel majeur. L’automatisation de ces processus, via des workflows performants et fiables, aide à fluidifier la circulation des informations sans pour autant bouleverser totalement les procédures existantes. Digitaliser votre entreprise passe donc par le déploiement des circuits de validation avancés afin de couvrir toutes les spécificités d’un métier donné et des procédures de travail. Ces workflows restent néanmoins rapides à paramétrer et simples à utiliser au quotidien.

L’automatisation des processus a quatre objectifs principaux :

  • Une meilleure collaboration : les échanges d’information entre collaborateurs sont plus simples, plus fluides et plus rapides et les actions et décisions se synchronisent facilement.
  • Une meilleure productivité : un processus automatisé permet de supprimer les tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée. On diminue ainsi le risque d’erreur humaine et la production est de meilleure qualité.
  • Une prise de décision plus rapide : les indicateurs proposés en temps réel et les rapports détailles de performance donnent une vision claire de l’activité de l’entreprise.
  • Une meilleure gestion du temps : les équipes internes pourront se concentrer sur les tâches pour lesquelles l’humain est indispensable et irremplaçable en laissant la gestion des actions quotidiennes répétitives à l’automatisation.

L’art de bien organiser les choses

Exemple d’application concrète

Pour vous donner un exemple concret, nous sommes dernièrement intervenus dans un centre de formation de 130 salariés. L’équipe administrative faisait de la gestion de planning, de formation et documentaires grâce à une multitude de fichiers Excel hétérogènes partagés sur un serveur de fichier.

Le besoin de l’équipe administrative était de de pouvoir réaliser le bilan pédagogique et financier de manière plus efficace car cette tâche représentait plus de  150 heures de travail par an. La réalisation du bilan pédagogique et financier est une obligation légale représentant une synthèse de l’ensemble des actions de formations réalisées au cours de l’année. Aussi chronophage soit-elle, elle était donc indispensable à l’activité de l’entreprise.

L’exploitation des données et l’automation des processus dans un tel environnement est impossible sans une maîtrise parfaite de l’organisation et des métiers de l’enteprise. Nous avons donc de nombreuses heures en immersion avec les différentes équipes afin de comprendre les processus métiers.

A l’issue de cette phase, nous avons été en capacité de digitaliser l’ensemble du processus en créant des workflows d’activité dynamiques et personnalisables en fonction des besoins des équipes internes.

Grâce à notre prestation d’automatisation des processus, l’entreprise est désormais en mesure de générer le bilan pédagogique et financier en 3 clics contre 90 heures auparavant.


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